Faire fonctionner toute une entreprise depuis une plateforme centrale

Une activité difficile à coordonner manuellement

Au début, de nombreuses opérations reposaient encore sur des interventions humaines :

• les réservations arrivaient par téléphone ou par message ;
• les plannings et itinéraires étaient préparés manuellement ;
• l’affectation et la communication avec les chauffeurs demandaient de nombreux échanges ;
• les présences, absences et changements étaient gérés au cas par cas.

Ce fonctionnement peut suffire avec quelques trajets. Il devient rapidement fragile lorsque les réservations récurrentes, les horaires scolaires, les exceptions et les changements de dernière minute s’accumulent.

Transformer les règles métier en workflows

Nous avons développé la plateforme autour des opérations réelles de Family Cabs, en faisant évoluer le système avec les retours des parents, écoles, chauffeurs et équipes internes.

La plateforme prenait en charge :

• les réservations récurrentes et ponctuelles ;
• la planification des trajets ;
• la création et la validation des itinéraires ;
• l’affectation des chauffeurs ;
• le suivi des missions ;
• le calcul des prix ;
• la préparation de la facturation ;
• le suivi des présences et absences.

Chaque information était réutilisée dans les étapes suivantes. Une réservation ne restait pas une ligne isolée : elle devenait une partie du planning, de l’itinéraire, du travail du chauffeur et de la facturation.

Gérer les opérations en temps réel

Le transport scolaire comporte de nombreux événements imprévus : absence d’un enfant, modification d’horaire, changement de chauffeur, retard ou adaptation d’un itinéraire.

Le système permettait à l’équipe opérationnelle de conserver une vue en temps réel et de mettre à jour l’activité depuis un point central.

Les chauffeurs disposaient de leurs missions et des informations nécessaires à leur exécution. Les équipes pouvaient contrôler l’avancement, traiter les changements et maintenir une information cohérente pour les différents utilisateurs.

Une plateforme développée avec l’entreprise

Family Cabs n’était pas un projet figé livré puis abandonné. Le produit et l’entreprise ont grandi ensemble.

Nous avons pris en charge le cycle complet : compréhension des besoins, conception, développement, déploiement, support de production, onboarding et amélioration continue. Le système a évolué au rythme des contraintes du terrain et d’une équipe resserrée.

L’impact

La transformation a permis :

• de piloter l’ensemble de l’activité depuis une plateforme centrale ;
• de grandir sans multiplier proportionnellement les tâches manuelles ;
• de donner aux équipes une visibilité en temps réel ;
• de réduire la coordination par téléphone et messages ;
• de rendre les processus plus reproductibles ;
• de soutenir une activité rentable sur plusieurs années.

Ce que ce projet démontre

Family Cabs montre que l’automatisation ne consiste pas toujours à connecter deux outils existants.

Dans certaines entreprises, il faut construire un véritable système d’exploitation métier : un endroit où les données, les règles, les décisions et les actions se rejoignent.

Cette expérience nous permet aujourd’hui de comprendre à la fois les contraintes techniques et la réalité d’un dirigeant qui doit faire fonctionner, améliorer et développer son entreprise.