Transformer une administration fragmentée en un système opérationnel unique

Le point de départ

TaxiGer est né de plusieurs constats convergents :

• les problèmes opérationnels observés pendant plusieurs années chez Family Cabs ;
• les besoins exprimés directement par des exploitants de taxi ;
• la complexité administrative et réglementaire propre au secteur ;
• des outils existants souvent trop complexes, incomplets ou mal adaptés aux petites et moyennes structures.

Avant TaxiGer, les entreprises concernées travaillaient principalement avec des feuilles de route papier, des fichiers Excel dispersés et des processus dépendant de quelques collaborateurs clés.

Le problème n’était donc pas simplement de « digitaliser un document ». Il fallait construire un système capable d’accompagner l’activité réelle, du début du service jusqu’à l’archivage des documents.

Le système conçu

TaxiGer centralise les principales opérations d’une société de taxi au sein d’une même plateforme :

• gestion des chauffeurs et des véhicules ;
• ouverture et clôture des feuilles de route ;
• création et suivi des courses ;
• planification et gestion des réservations ;
• suivi des paiements et préparation de la facturation ;
• génération des documents réglementaires ;
• consultation et export des données administratives ;
• supervision des opérations depuis une interface adaptée aux différents rôles.

Chaque utilisateur intervient uniquement là où une action humaine est nécessaire. Le système conserve les informations, applique les règles métier, génère les documents et maintient une trace cohérente de l’activité.

Automatiser les obligations régionales

TaxiGer a été pensé pour fonctionner dans les trois régions belges, avec leurs exigences propres.

À Bruxelles et en Wallonie, la plateforme simplifie notamment la gestion des feuilles de route digitales et des documents associés.

En Flandre, l’enjeu central est différent : chaque course doit alimenter Chiron, le registre officiel des trajets, sans que le chauffeur ou l’exploitant doive tout ressaisir dans un second outil.

Chiron : automatiser la conformité en Flandre

Chiron n’est pas une application que le chauffeur ouvre à chaque course. C’est le registre officiel flamand, alimenté par le logiciel de gestion de l’exploitant aux étapes clés d’une mission : réservation, départ et arrivée.

Pour comprendre l’inscription, les documents de vergunning et la connexion à la plateforme, les exploitants disposent notamment de Chiron Taxi Vlaanderen, un portail d’accès dédié au secteur taxi en Flandre.

Avec TaxiGer, le chauffeur encode sa course une seule fois. Les données requises sont ensuite transmises automatiquement à Chiron. En parallèle, la plateforme couvre le workflow de service, le kilométrage, les départs et arrivées, le prix, les moyens de paiement, le titre de transport (vervoerbewijs) et la clôture de l’état de service (dienststaat).

Chiron, l’état de service et le titre remis au client restent trois obligations distinctes : une transmission réussie vers Chiron ne remplace ni la feuille ni le ticket. L’automatisation de TaxiGer consiste précisément à les produire ensemble à partir des mêmes données opérationnelles.

• transmission automatique des messages de course vers Chiron ;
• génération de l’état de service et du titre de transport sans double saisie ;
• données présentables de façon lisible lors d’un contrôle ;
• trace cohérente pour l’exploitant, sans gestion séparée de la conformité flamande.

La création de la course reste une action du chauffeur. L’automatisation intervient ensuite pour éviter une seconde gestion séparée de Chiron et des documents réglementaires.

Un système utilisé dans des opérations réelles

TaxiGer n’est pas un prototype. La plateforme est déployée auprès de sociétés de taxi belges, utilisée quotidiennement et commercialisée auprès de clients payants.

Elle permet aux chauffeurs de se concentrer sur leurs courses, aux répartiteurs de suivre l’activité, aux responsables administratifs de retrouver les documents et aux exploitants de conserver une vue d’ensemble sur leur entreprise.

L’impact

Le passage à TaxiGer apporte plusieurs transformations concrètes :

• moins de papier et de fichiers dispersés ;
• moins de ressaisie entre les opérations et les obligations réglementaires ;
• une information accessible aux bonnes personnes ;
• une meilleure continuité lorsque le collaborateur qui connaît le processus est absent ;
• des documents générés à partir des données déjà enregistrées ;
• une activité plus simple à contrôler et à faire évoluer.

Ce que ce projet démontre

TaxiGer montre notre capacité à comprendre un métier réglementé, transformer ses règles en workflows fiables et maintenir un système utilisé chaque jour sur le terrain.

Nous ne nous sommes pas contentés d’ajouter une interface au-dessus d’un processus existant. Nous avons repensé la circulation de l’information pour que chaque action alimente automatiquement les étapes suivantes.