Relier les demandeurs, les dispatchers et les chauffeurs dans un même workflow

Le processus initial

Une mission pouvait commencer dans un canal et se poursuivre dans plusieurs autres :

• la demande arrivait par téléphone, email ou messagerie ;
• un dispatcher recherchait manuellement un chauffeur disponible ;
• les instructions étaient communiquées séparément ;
• les photos et documents revenaient par différents canaux ;
• l’état réel de la mission restait difficile à suivre ;
• la validation finale dépendait du rassemblement manuel des preuves.

Le principal problème n’était pas l’absence d’information. C’était l’absence d’un workflow commun reliant chaque intervenant.

La plateforme opérationnelle

Nous avons développé une plateforme web destinée aux équipes de dispatch et une application mobile utilisée par les chauffeurs sur le terrain.

Depuis le tableau de bord, les équipes peuvent :

• recevoir et organiser les demandes de transport ;
• affecter une mission à un chauffeur ;
• suivre son évolution ;
• visualiser la position et les statuts utiles ;
• contrôler les prises en charge et les livraisons ;
• centraliser les photos, signatures et documents ;
• gérer les exceptions depuis un point unique.

Guider le travail sur le terrain

L’application mobile ne se contente pas d’afficher une liste de missions. Elle guide le chauffeur à travers les étapes attendues.

Le workflow couvre notamment :

• la consultation de la mission ;
• l’activation du suivi de localisation ;
• l’arrivée au lieu de prise en charge ;
• la vérification du véhicule ;
• la collecte des informations et photos nécessaires ;
• le signalement des dommages ;
• la collecte d’une signature ;
• la mise à jour du statut ;
• la confirmation de la livraison.

Chaque étape alimente automatiquement le tableau de bord. Les équipes n’ont plus à reconstituer l’histoire d’une mission depuis des messages et pièces jointes.

Du terrain à la production

La solution a été conçue, testée avec de vrais chauffeurs puis déployée en production.

Les tests terrain ont permis d’ajuster les parcours, la géolocalisation et les contrôles aux conditions réelles d’utilisation. Cette phase était essentielle : une automatisation opérationnelle doit fonctionner pour les personnes qui l’utilisent en mouvement, sous contrainte de temps et parfois avec une connexion limitée.

L’impact

La plateforme a permis :

• de centraliser les demandes et affectations ;
• de rendre l’avancement des missions visible ;
• de structurer le travail des chauffeurs ;
• de rattacher les photos et signatures à la bonne mission ;
• de faciliter la validation des prises en charge et livraisons ;
• de réduire la dépendance aux appels et messages individuels.

Ce que ce projet démontre

Auto4Move montre notre capacité à automatiser des opérations qui ne se déroulent pas derrière un bureau.

Nous avons relié une interface de gestion, une application mobile, des données de localisation et des preuves terrain dans un workflow cohérent, testé dans les conditions réelles du métier.